Digitale Betriebsmittelprüfung: Ablauf, Nachweis und Software-Kriterien

Digitale Betriebsmittelprüfung heißt: Die Prüfperson erfasst Messwerte und Ergebnis direkt am Gerät oder am Smartphone, und das Protokoll liegt von Anfang an elektronisch vor. Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf Schritt für Schritt, welche Angaben das Protokoll enthalten muss und welche Fragen Sie einer Software stellen sollten. Einen Produktvergleich enthält er bewusst nicht; den Funktionsumfang der Software finden Sie auf der Seite Betriebsmittelprüfung Software.

Darf die Prüfung digital dokumentiert werden?

Ja. § 14 Abs. 7 BetrSichV sagt ausdrücklich, dass Aufzeichnungen auch in elektronischer Form aufbewahrt werden können. Die Aufzeichnung muss mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt werden. Welche Angaben dazugehören, konkretisiert die TRBS 1201 (Nr. 8.3.1):

Der vierte Punkt ist der, den eine Software erkennbar umsetzen muss: Fragen Sie den Anbieter, wie Name und Signatur der Prüfperson im Protokoll erscheinen. Ob für Ihr Verfahren eine einfache Namensangabe genügt oder eine elektronische Signatur nötig ist, klären Sie mit Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit; dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Werden Arbeitsmittel an wechselnden Betriebsorten eingesetzt, verlangt § 14 Abs. 7 BetrSichV außerdem, dass am Einsatzort ein Nachweis über die letzte Prüfung vorgehalten wird. Das ist der Punkt, an dem ein QR-Code am Gerät gegenüber einer Papierliste im Büro seinen praktischen Nutzen hat: Der Nachweis ist dort abrufbar, wo das Gerät steht. Mehr zum Verfahren steht in QR-Code-Prüfung für Betriebsmittel.

Der Ablauf im Überblick

Der Aufwand liegt bei der Einrichtung: Jedes Gerät wird einmal erfasst und gekennzeichnet. Danach entfällt das Übertragen von Papier in eine Liste.

Prüffristen: wer legt sie fest?

Art, Umfang und Fristen der wiederkehrenden Prüfungen legt der Arbeitgeber im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung fest (§ 3 Abs. 6 BetrSichV). Die Fristen sind so zu wählen, dass das Gerät bis zur nächsten festgelegten Prüfung sicher verwendet werden kann; bei der Festlegung soll sich der Unternehmer durch die Prüfperson fachlich beraten lassen (DGUV Information 203-070, Abschn. 4). Eine Software kann die Frist nur verwalten, nicht begründen. Prüfen Sie deshalb:

• Lässt sich die Frist je Gerät hinterlegen und später ändern?
• Wird die Änderung mit Datum und Person nachvollziehbar gespeichert?
• Gibt die Software Vorschläge, die Sie übersteuern können, statt starre Voreinstellungen?

Worauf es bei der Software ankommt

• Erfassung am Gerät: QR-Code scannen, Prüfung erfassen, speichern.
• Pflichtangaben im Protokoll: Die Tabelle oben ist Ihr Prüfmaßstab. Lassen Sie sich ein Beispielprotokoll zeigen, welche Angaben es enthält; ein Muster mit Messwerten zeigt Prüfprotokoll mit Messwerten.
• Nachvollziehbare Historie: Prüfungen werden ergänzt, nicht überschrieben.
• Erinnerung vor Fristablauf mit einstellbarem Vorlauf.
• Datenschutz: Auftragsverarbeitungsvertrag, Speicherort der Daten und Löschkonzept sollte der Anbieter schriftlich benennen können.
• Ausstieg: Können Sie Ihre Prüfdaten exportieren?

Ob Excel für Ihren Betrieb genügt, hängt von der Gerätezahl ab. Die Schwächen zeigen sich bei Fristenüberwachung, Änderungshistorie und dem Nachweis am Einsatzort; dort lohnt der Wechsel zuerst.

So läuft die Prüfung mit ElektroPrüfManager

Eine Übersicht aller Funktionen finden Sie auf der Seite Funktionen.

Geräte erfassen und mit QR-Code kennzeichnen

Jedes Betriebsmittel wird einmal mit Bezeichnung, Inventarnummer, Schutzklasse und Standort angelegt – einzeln oder, je nach Tarif, per CSV-Import aus einer bestehenden Excel-Liste. Anschließend bekommt das Gerät einen QR-Code-Aufkleber, über den es bei jeder Prüfung eindeutig gefunden wird.

Prüffristen je Gerät hinterlegen

In der Software hat jedes Gerät seine eigene Prüffrist: ElektroPrüfManager schlägt ein Intervall nach Gerätetyp und Einsatzumgebung vor, das Sie an das Ergebnis Ihrer Gefährdungsbeurteilung anpassen können.

Prüfung vor Ort am Smartphone

Die Elektrofachkraft scannt den QR-Code mit dem Smartphone, sieht die bisherige Prüfhistorie des Geräts und trägt Sichtprüfung, Messwerte und Ergebnis direkt ein. Nach dem Speichern berechnet die Software den nächsten Prüftermin.

Erinnerung vor Fristablauf

Vor Ablauf einer Frist verschickt ElektroPrüfManager eine E-Mail-Erinnerung mit allen fälligen und überfälligen Geräten. Den Vorlauf in Tagen legen Sie in den Einstellungen fest.

PDF-Protokoll und Prüfhistorie

Aus jeder Prüfung entsteht ein PDF-Protokoll. Prüfungen werden ergänzt, nicht überschrieben – so bleibt die Prüfhistorie je Gerät lückenlos. Welche Angaben ins Protokoll gehören, zeigt unsere Seite zur DGUV-V3-Prüfprotokoll mit Messwerten.

Häufige Fragen

Muss das Protokoll ausgedruckt werden? § 14 Abs. 7 BetrSichV lässt die Aufbewahrung in elektronischer Form ausdrücklich zu. Bei wechselnden Einsatzorten muss am Einsatzort ein Nachweis über die letzte Prüfung vorliegen; ob dieser Nachweis digital abrufbar ist oder ausgedruckt mitgeführt wird, ist Ihre Entscheidung.

Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden? Mindestens bis zur nächsten Prüfung (§ 14 Abs. 7 BetrSichV).

Wer darf die Prüfung durchführen? Eine zur Prüfung befähigte Person. Wie Sie die Befähigung für Ihre Geräte festlegen, beschreibt BetrSichV-Prüfpflichten für Arbeitgeber.

Dieser Beitrag ordnet Regelwerke und ersetzt keine Rechtsberatung. Quellenstand: BetrSichV, TRBS 1201, DGUV Information 203-070; abgerufen am 31.10.2026.